Privacyverklaring

1. Welke gegevens ik verwerk

• Van ouders: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en factuurgegevens.
• Van kinderen: naam, geboortedatum, school en groep, en gegevens over de leerontwikkeling, zoals toetsresultaten, observaties, handelingsplannen en rapportages.
• Van scholen: naam en contactgegevens van de contactpersoon en gegevens voor de uitvoering en facturatie van de opdracht.

Gegevens over de leerontwikkeling kunnen gevoelige informatie bevatten, bijvoorbeeld over leer- of gedragsproblematiek. Ik verwerk alleen wat voor de begeleiding nodig is en ga daar extra zorgvuldig mee om.

2. Waarvoor en op welke grondslag

Ik gebruik persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de begeleiding, het onderzoek of de schoolopdracht (inclusief handelingsplannen, verslagen en rapportages), voor contact en afstemming, voor facturatie en administratie, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht. De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en, waar het gaat om het delen van informatie met derden, jouw uitdrukkelijke toestemming. Toestemming kun je altijd intrekken. Ik gebruik gegevens niet voor marketing en neem geen geautomatiseerde besluiten.

3. Met wie ik gegevens deel

Ik verkoop geen gegevens en deel ze alleen als dat nodig is:

• met school, huisarts of andere betrokkenen, uitsluitend na jouw schriftelijke toestemming;
• bij schoolopdrachten: rapportages over leerlingen gaan naar de school als opdrachtgever en, waar van toepassing, via de school naar de ouders;
• met dienstverleners voor administratie en e-mail; met verwerkers sluit ik verwerkersovereenkomsten;
• als een wettelijke verplichting daartoe bestaat.

Word ik ingehuurd door een andere organisatie, zoals een school of een praktijk waarmee ik samenwerk, dan verwerk ik persoonsgegevens binnen die opdracht onder de verantwoordelijkheid van die organisatie. In dat geval geldt primair de privacyverklaring van die organisatie; deze verklaring geldt aanvullend voor mijn eigen administratie.

4. Hoe lang ik gegevens bewaar

• Dossiers van kinderen: tot twee jaar na afronding van de begeleiding, tenzij anders afgesproken of wettelijk verplicht.
• Financiële administratie: zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
• Overige contactgegevens: zolang nodig voor het doel waarvoor je ze gaf.

Daarna verwijder of anonimiseer ik de gegevens.

5. Hoe ik gegevens beveilig

Ik neem passende maatregelen tegen verlies en onbevoegde toegang: beveiligde apparatuur en accounts, versleutelde verbindingen, en alleen ikzelf heb toegang tot de dossiers. Bij een vermoeden van een datalek beoordeel ik dit en meld ik het waar vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou. Heb je het idee dat gegevens niet goed beveiligd zijn? Neem dan contact op via info@hbrt-looije.nl.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens en het dossier van je kind in te zien en daarvan een kopie te krijgen, om onjuiste gegevens te laten corrigeren, om gegevens te laten verwijderen (voor zover geen bewaarplicht geldt), om de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, om je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen, en om gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@hbrt-looije.nl. Ter controle van je identiteit reageer ik via de contactgegevens die bij mij bekend zijn; een kopie van je identiteitsbewijs is niet nodig. Ik reageer binnen één maand. Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Wijzigingen

Ik kan deze verklaring aanpassen bij wijzigingen in mijn dienstverlening of de wetgeving. De actuele versie staat op www.hbrt-looije.nl en is opvraagbaar via info@hbrt-looije.nl.